Volodina-vasilisa.ru

Антикризисное мышление
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Определите правильный перечень локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах

Появление внутренних кадровых документов в той или иной мере обусловлено требованиями законодательства. Но Трудовой кодекс РФ не дает сколь-либо определенного их перечня или четкого набора требований. Попробуем разобраться, что такое локальный нормативный акт и чем он отличается от остальных кадровых документов.

Напомним об основных признаках ЛНА

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

А конкретнее?

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
  2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
  3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
  4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
  5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
  6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
  7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
  8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
  9. График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

  • название организации согласно учредительным документам;
  • наименование документа (положение, правила и пр.);
  • номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
  • виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
  • специальная отметка, если есть приложения к документу;
  • виза утверждения руководителем;
  • дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

И не забудьте о главном

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

  • на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;
  • изменившиеся условия труда работника требуют дополнительно урегулировать трудовые отношения.

Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

  • оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
  • к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
  • в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы. От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов. Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.

Локальные нормативные акты организации: что это, перечень основных документов

Чтобы учесть специфику деятельности и адаптировать существующие нормы законодательства в отношении компании, ответственные лица на предприятии могут оформлять локальные нормативные акты. Эти документы конкретизирует положения законов и устанавливают правила, которые не были рассмотрены в них, но необходимы для урегулирования трудовых отношений. Существует обязательный локальные нормативные акты организации перечень.

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)

Локальные нормативные документы это правила, которые создаются и утверждаются внутри строго определенного субъекта бизнеса для регулирования взаимоотношений между администрацией фирмы и ее наемного персонала.

Чтобы улучшить условия труда работников, обезопасить их деятельность, максимально качественно задействовать трудовые ресурсы оформляются локальные нормативные акты содержащие нормы трудового права.

При необходимости эти документы помогают разрешать возникающие споры с сотрудниками и избегать ситуаций, когда организацию могут привлечь к соответствующим мерам ответственности.

Читать еще:  Организационно правовая форма тсн

Локальные нормативные акты разрабатываются на основании положений законов и не могут им противоречит. Если они ухудшают положение работающих на предприятии лиц, то тогда они признаются недействительными либо в указанных рамках, либо полностью в целом.

Порядок разработки и принятия локальных нормативных актов определяются законодательно в связи с важностью данных нормативов. Создают их, как правило, специалисты разных сфер деятельности — экономисты, правоведы, кадровики и т. д.

Многие часто путают внутренние нормативы организации с кадровой документацией. Однако, между ними существует значительное различие.

Например, табель учета рабочего времени сотрудников или регистрационные журналы не являются локальными нормативными документами.

ООО и ИП – должны ли формировать ЛНА

Законодательно закрепляется, что локальные нормативные акты предприятия должны существовать у хозяйствующего субъекта, если он зарегистрирован в налоговых органах в качестве юрлица и у него существуют заключенные с работниками трудовые договора. Поэтому если деятельность осуществляется в виде организации, подобные документы придется создавать.

Освобождаются от создания внутренних нормативов только субъекты, отнесенные к микропредприятиям. Они, в соответствии с законодательством, должны включать эти правила в трудовые соглашения с каждым работником.

Предприниматели могут создавать внутренние нормативные акты на добровольной основе. На них распространяется правило, согласно которому при отсутствии локального документа, соответствующие нормы должны включаться в подписываемые с работником договора.

Какие нормативные документы должны быть в ООО или ИП

Строгий локальные нормативные акты организации перечень не существует, так как законодательством не предусмотрено прямо, какие из них должны обязательно существовать. Кроме того надо учитывать размеры предприятия, так как в зависимости от этого, локальные нормативы могут быть объединены в одном документе, либо разрабатываться по каждому рассматриваемому вопросу.

Также надо учитывать специфику направления деятельности компании в целом, либо отдельных ее структурных подразделений. Только учитывая эти моменты можно определить какой нормативный акт для этой фирмы обязателен, а какой может существовать на основании добровольной воли хозяйствующего субъекта.

Перечень обязательных документов

Этот список является условно обязательным, и определяется по тому какие документы наиболее часто запрашиваются при проверке, а также существуют законодательные ссылки к ним.

К таким нормативам можно отнести:

Перечень не обязательных документов

Сюда включаются все остальные акты, которые создаются на предприятии и используются для регулирования трудовых отношений:

  • Положение о структурных подразделениях фирмы.
  • Положение по премированию сотрудников компании.
  • Нормативный акт по персоналу компании.
  • Акт по отпускам на предприятии.
  • Положение о выдаче материальной помощи.
  • Нормативный акт о добровольном медицинском страховании.
  • Нормативный документ о работе вахтовым методом.
  • Положение по адаптации сотрудников.
  • Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников.
  • Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников.
  • Нормативный акт об установлении испытательного срока для работников.
  • Положение о медосмотрах сотрудников предприятия.
  • Положение о социальных гарантиях работникам.
  • И другие.

Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

  • Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
  • Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
  • Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
  • Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты — это акты (документы), содержащие нормы трудового права, принимаемые работодателем в установленном порядке и в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами (ст. 8 ТК РФ).

Основные локальные нормативные акты:

  • Штатное расписание (Форма Т-3) (бланк, скачать)
  • Правила внутреннего трудового распорядка (пример, скачать)
  • Положение о защите персональных данных (пример, скачать)
  • Программа вводного инструктажа (пример, скачать)

Подробнее о регламентах составления и видах локальных нормативных актов, предусмотренных трудовым законодательством можно почитать в статьях:

В Кадровом клубе «Кадры в порядке» прошел семинар Светланы Дмитрищук «Локальные нормативные акты». Рекомендуем посмотреть видеозапись этого материала.

Дмитрищук С.А. «Локальные нормативные акты»

Другие видеозаписи семинаров кадрового клуба можно посмотреть в разделе «ВИДЕО»

Ниже приведены примеры локальных нормативных актов, разработанные в разное время для различных компаний. Они могут послужить отправной точкой для составления локальных нормативных документов для вашей компании.

Важно помнить, что локальные нормативные документы должны отражать специфику именно вашей компании, поэтому любой образец потребует серьезного анализа и переработки.

Кодексы

Кодекс этики регламентирует поведение сотрудников, описывает идеологию компании и содержит строгие правила поведения на работе, описывает политику в отношении соучредителей, руководства и клиентов. Подробнее о создании и внедрении «Кодекса этики» в компании можно почитать в статье «Этический кодекс компании».

Примеры корпоративных кодексов:

  • Кодекс деловой этики, универсальный (скачать)
  • Кодекс деловой и корпоративной этики НК «РОСНЕФТЬ» (скачать)
  • Кодекс деловой этики ОАО «Группа «Илим» (скачать)
  • Кодекс деловой этики ООО «Уралавтостекло» (скачать)
  • Кодекс этики компании «Базовый элемент» (скачать)
  • Корпоративный кодекс Банка (скачать)
  • Кодекс поведения лиц, занимающих должности в органах управления АО (скачать)

Положение о персонале

Положение о персонале — документ, устанавливающий принципы трудовых взаимоотношений, способы организации труда в компании, основные права и обязанности компании и ее персонала. Подробнее можно почитать в статье: «Положение о персонале: этапы разработки и структура»

Примеры Положений о персонале:

  • Положение о персонале (форма) (скачать)
  • Положение о персонале акционерного общества (скачать)
  • Положение о персонале (скачать)
  • Положение о персонале (скачать)

Положения об оплате труда и премировании

Положение об оплате труда – локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем организации. Основная цель данного документа описать применяемые в организации механизмы расчетов и выплаты заработной платы. Очень часто в таком положении указываются не только правила исчисления и выплаты заработной платы, но и применяемые в организации системы премирования (хотя, нормы о премировании могут быть вынесены в отдельное положение). Подробнее о содержании и структуре Положения об оплате труда можно почитать в статье «Положение об оплате труда».

Примеры положений об оплате труда:

  • Положение о материальном и моральном поощрении персонала (скачать)
  • Положение о материальном и моральном поощрении работников (скачать)
  • Положение о материальном поощрении (скачать)
  • Положение о поощрении передовиков производства и лучших работников (скачать)
  • Положение о премировании (скачать)
  • Положение о премировании работников организации (скачать)
  • Положение об оплате и стимулировании труда работников (скачать)
  • Положение об оплате труда (скачать)
  • Положение об оплате труда (скачать)
  • Положение об оплате труда в ГУ (скачать)
  • Положение об оплате труда и материальном стимулировании работников ФГУ ЗКП (скачать)
  • Положение об оплате труда и премировании (скачать)
  • Положение об оплате труда и премировании (скачать)
  • Положение об оплате труда и премировании работников (скачать)
  • Положение об оплате труда ИГХТУ (скачать)
  • Положение об оплате труда муниципальных служащих (скачать)
  • Положение об оплате труда работников Волжского гуманитарного института (скачать)
  • Положение об оплате труда работников ОАО «Шинный завод» (скачать)
  • Положение об оплате труда работников ООО и его структурных подразделений (скачать)
  • Положение об оплате труда работников организации (скачать)
  • Положение об оплате труда работников УрГУ (скачать)
  • Положение об оплате труда работников учреждений г.Белогорска (скачать)
  • Положение об оплате труда сотрудников ТГУ (скачать)
  • Положение по контрактной системе найма и оплаты труда (скачать)
  • Система мотивации менеджеров проектов и членов проектных групп (скачать)

Положения о подразделениях

Положения о структурных подразделениях не являются обязательным документом в соответствии с трудовым законодательством, однако именно в них закрепляется распределение «ролей» между подразделениями и сотрудниками внутри одной организации. Требования к содержанию Положений могут быть определены внутренними документами организации (например, Стандартом разработки положений о структурных подразделениях). Если таких документов у вас нет, то при разработке Положения можно использовать типовой шаблон Положения о структурном подразделении.

  • Положение о подразделении Бухгалтерия (скачать)
  • Положение о подразделении Кадровая служба (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел главного конструктора (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел главного механика (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел главного технолога (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел главного энергетика (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел кадров (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел капитального строительства (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел контроля качества (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел маркетинга (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел материально-технического снабжения (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел организации и оплаты труда (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел по защите информации (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел сбыта (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел социального развития предприятия (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел технического контроля (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел транспортный (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел финансовый (скачать)
  • Положение о подразделении Отдел юридический (скачать)
Читать еще:  Ответственное хранение с правом пользования

Локальные нормативные акты работодателя: когда и кому они нужны

В разъяснениях специалистов, связанных с кадровыми вопросами, часто можно встретить понятие «локальные нормативные акты». Являются ли такие акты обязательными? В чем их назначение? Какие документы к ним относятся? Об этом — сегодняшний материал.

Что такое ЛНА?

По большому счету, любой документ, принятый руководством организации, является внутренним или локальным нормативным актом. Он может касаться разных сфер деятельности, но так или иначе связан со взаимоотношениями между работодателем и сотрудниками.

Локальный акт должен быть принят в соответствии с нормами законодательства и не может им противоречить. Его основное назначение — регламентировать конкретные вопросы трудовых отношений, чтобы более эффективно управлять персоналом. При этом в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса, внутренние акты не могут ухудшать положение работника по сравнению с тем, которое гарантировано ему Трудовым кодексом.

Локальный нормативный акт обладает такими признаками:

  1. Ограниченность действия — акт действует только внутри компании, в которой он принят.
  2. Обязательность исполнения теми лицами, в отношении которых он принят.

Кто и когда должен принимать внутренние акты

Взаимоотношения между работодателем и сотрудниками регламентируются нормами трудового права. В ТК РФ прописаны многие аспекты этих отношений, однако не все они жестко регламентированы. Некоторые вопросы решаются работодателем самостоятельно либо по соглашению с работником. Именно для того, чтобы закрепить внутри компании такие моменты и сделать их обязательными для исполнения, и принимаются локальные нормативные акты.

Примером может служить трудовой распорядок. В частности, в статье 91 ТК РФ указано, что стандартная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. Вместе с тем нормы Кодекса не регламентируют, во сколько должен начинается и какую длительность может иметь рабочий день. Подразумевается, что эти моменты и будут закреплены в локальных актах.

Внутренние нормативные акты принимаются всеми работодателями. Никаких поблажек в этом смысле для индивидуальных предпринимателей не предусмотрено — они точно так же, как и организации, имеют трудовые отношения с нанятым персоналом. Однако можно не составлять ЛНА микрокомпаниям, где работает не больше 15 человек, а объем дохода в год не превышает 120 млн рублей. При этом все обязательные положения должны быть прописаны в трудовом договоре. Также не составляют локальные акты физические лица, которые не зарегистрированы ИП, но привлекают наемных работников.

Обязательные и необязательные ЛНА

Очень часто возникает вопрос по поводу того или иного внутреннего нормативного акта — является ли он обязательным? Отметим, что точного списка ЛНА, которые должны быть у каждого работодателя, в законодательстве не содержится. Упоминания о положениях внутренних актов встречаются в той или иной статье Трудового кодекса. Однако в большинстве случаев работодателю дается несколько вариантов реализации обязательных требований. Поэтому точно сформировать какой-то базовый перечень обязательных ЛНА затруднительно.

Пример. Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель ознакомил сотрудника при приеме на работу с его основными функциями. Это можно сделать разными способами:

  • указать функции непосредственно в трудовом договоре;
  • составить должностную инструкцию.

Вот и получается, что при наличии в договоре перечня трудовых функций должностная инструкция не является обязательным нормативным актом. И этот пример не единственный. В разных сферах бизнеса, и даже у разных должностей внутри одной компании, своя специфика. Где-то есть доступ к коммерческой тайне, где-то работа связана с особыми условиями труда и так далее. Более того, одни внутренние акты могут относиться ко всем сотрудникам, другие лишь к определенным.

Поскольку довольно трудно сформировать закрытый перечень нормативных актов, которые должны быть в компании, предлагаем лишь их базовый список. Это не значит, что все перечисленные ниже акты должны быть у каждой организации или предпринимателя. Но ориентироваться на этот перечень можно:

  1. Правила внутреннего распорядка.
  2. Положение о персональных данных работников.
  3. Положение об оплате труда, Положение о премировании (если применимо).
  4. Инструкция по охране труда.
  5. График отпусков.
  6. Штатное расписание.

Большинство актов, указанных выше, составляется по требованию Трудового кодекса. Однако это относится не ко всем. Например, штатное расписание. Трудовой кодекс напрямую не требует составления этого ЛНА. Вместе с тем есть письмо Роструда № ПГ/4653-6-1 от 15.05.2014 — в нем чиновники отмечают, что в этом акте содержится положение о разделении обязанностей между сотрудниками. Из этого следует вывод, что штатное расписание у работодателя все-таки должно быть.

В крупных организациях также нередко бывают приняты отдельные акты об аттестации персонала, о командировках, о коммерческой тайне и другие.

Кстати, вопреки распространенному мнению, коллективный договор не считается ЛНА. Глава 7 ТК РФ относит его к самостоятельным правовым актам, регулирующим социально-трудовые отношения.

Кто составляет и утверждает ЛНА

Порядок оформления внутренних актов утверждается приказом руководства.

Как правило, первоначально акт составляется руководителем профильного отдела — бухгалтерии, кадровой службы или другого. Далее он передается в другие подразделения для согласования. Если в организации есть профсоюз, то согласовать нужно и с ним. На следующем этапе проект акта направляется на утверждение руководителю. После утверждения он приобретает статус нормативного акта и регистрируется в специальном журнале.

В каком виде должен быть составлен внутренний нормативный акт? Каких-то обязательных форм законом не предусмотрено. Однако целесообразно включить в документ следующие сведения:

  • название организации;
  • название акта;
  • номер, дату и место утверждения;
  • отметку о согласовании;
  • при наличии приложений — отметку об этом;
  • отметку об утверждении руководителем;
  • данные о том, когда ЛНА вступает в силу.

Акт принят — что дальше?

Поскольку акт обязателен для исполнения работниками, их следует с ним ознакомить. В соответствии со статьей 22 ТК РФ, ЛНА, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, должны быть доведены до его сведения под подпись. Обычно это происходит на этапе приема на работу. Но бывает, что акт принимается уже в разгар трудовых отношений. Сотрудника нужно ознакомить с его содержанием, если:

  • новый акт касается этого работника;
  • меняются условия труда, что влечет необходимость дополнительного урегулирования.

Как ознакомить работника с актом? Этот вопрос законодательство не освещает. Работодатель может выбрать способ ознакомления на свое усмотрение. Например, направить локальный акт каждому работнику или завести специальный журнал, где сотрудники должны будут расписываться.

В трудовом законодательстве остается много неурегулированных вопросов, которые касаются локальных нормативных актов. Тем не менее к их составлению нужно подходить очень тщательно. С одной стороны, это позволит свести к минимуму споры с работниками, а с другой — убережет работодателя от претензий проверяющих органов.

Идеальный документ: локальный нормативный акт

Андреева Валентина Ивановна
Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия
Журнал «Справочник кадровика»

Локальные нормативные акты, конкретизируя нормы трудового законодательства применительно к особенностям отдельного работодателя, создают организационно-правовую базу для индивидуального подхода к каждому работнику.

КОГДА СОЗДАЕТСЯ ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ?

Трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации. Кроме того, работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений (ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299), представляющем собой перечень документов, разрешенных к применению в деятельности любой организации, документы, относимые ТК РФ к локальным нормативным актам, включены в класс 0200000 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», подраздел 02520005 (табл. 1).

Таблица 1 Извлечение из ОК-011-23

При подготовке локальных нормативных актов необходимо учитывать, что работники, ответственные за подготовку проектов локальных нормативных актов, определяются работодателем.

Специалисты кадровой службы, как правило:

  • подготавливают проекты правил внутреннего трудового распорядка, положений о персональных данных работников, об аттестации работников, о повышении квалификации работников, об адаптации работников, о кадровой службе, должностных инструкций работников кадровой службы, графика отпусков;
  • участвуют в разработке штатного расписания, положения об оплате труда, графиков сменности и гибких графиков работы и др.
Читать еще:  Как правильно заполнить акт сверки

ФОРМА ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

При подготовке проекта локального нормативного акта составляется содержательная часть документа и определяется порядок его оформления с учетом наличия или отсутствия унифицированной формы документа, утвержденной соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Следует отметить, что большинство локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, оформляются с использованием форм, имеющих рекомендательный характер.

Штатное расписание и график отпусков имеют унифицированные формы, входящие в состав Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (соответственно формы № Т-3 и № Т-7).

Словарь кадровика
Локальные нормативные акты – это акты, содержащие нормы трудового права и принимаемые работодателями (за исключение работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Как известно, график отпусков на следующий календарный год утверждается ежегодно. В нашей организации довольно часто меняется и штатное расписание. Получается, что мы, отдел кадров, работаем с этими документами практически постоянно. Обязательны ли для применения унифицированные формы графика и штатного расписания? Можно ли обойтись без них, а разработать собственные формы?

Альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты был разработан НИПИ статистической информации Госкомстата России во исполнение постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах». Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на организации независимо от формы собственности, а формы по учету рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда — на организации независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений. Письмом Минюста России от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД названное постановление Госкомстата России признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Несмотря на необязательный характер данных унифицированных форм, специалистам кадровых служб следует учитывать, что их применение имеет ряд существенных преимуществ.

Преимущество 1. Не требуется разрабатывать формы кадровых документов.
Преимущество 2. Исключаются ошибки при документировании процедур, выполняемых кадровой службой.
Преимущество 3. Сокращается время, затрачиваемое на составление и оформление документов.
Преимущество 4. Не возникает претензий к работникам кадровых служб со стороны инспекторов ГИТ.

Следует учитывать, что унифицированные формы являются типовыми и нередко требуют определенной «привязки» к особенностям работы с персоналом в конкретной организации, например внесения дополнительных реквизитов. При этом нужно помнить: все имеющиеся в унифицированных формах реквизиты, в т. ч. номер и код формы, а также наименование документа, должны оставаться без изменений (их удаление из документов не допускается!).

Форматы бланков унифицированных документов являются рекомендуемыми и могут изменяться по усмотрению работодателя. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается: вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей и требующейся для них площади листа документа; включать дополнительные строки и графы, вкладные листы (вкладыши) для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Дополнения в унифицированные формы документов вносятся посредством издания соответствующего приказа по основной деятельности (приложение 2) (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

С позиций управленческого подхода и с учетом положений теории документоведения локальные нормативные акты относятся к управленческой документации и входят в состав документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). В структуре данного классификатора эти документы отнесены к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Обратите внимание!
Вы можете внести дополнения в унифицированные формы локальных нормативных актов, издав соответствующий приказ по основной деятельности

В конце этого года учредители планируют провести реорганизацию нашего предприятия в форме разделения. Меня обещают назначить начальником отдела кадров «новой» организации, и уже сейчас мне необходимо подготовить некоторые внутренние документы. Мы определились с абсолютно обязательными локальными нормативными актами. Так, будет разработано штатное расписание, график отпусков на следующий календарный год (так как реорганизация закончится до нового года). Необходимо также подготовить проект Правил внутреннего трудового распорядка, которыми пока решено регулировать все основные вопросы деятельности. Чтобы не повторять организационных ошибок, хотим разработать также пакет положений о структурных подразделениях и должностных инструкций. Подскажите, существуют ли какие-либо типовые формы для названных документов?

С конца 1970-х годов специалисты ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) неоднократно занимались разработкой унифицированных форм организационно-распорядительных документов, что нашло отражение в следующих альбомах форм:

  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению (1980 г. с последующей переработкой в 1993 г.);
  • Государственная система документационного обеспечения управления. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов (1991 г.).

В названных разработках специалистами в области документоведения были рекомендованы унифицированные формы таких локальных нормативных актов, как Правила внутреннего трудового распорядка (приложение 3), положение о структурном подразделении организации (приложение 4), должностная инструкция (приложение 5) и др. Эти формы вполне могут быть использованы и в современных условиях.

По аналогии с Правилами внутреннего трудового распорядка можно оформлять положения об оплате труда, о порядке обработки персональных данных, об аттестации работников и др.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

В настоящее время имеется немало специальных изданий, где приведены образцы локальных нормативных актов. В некоторых отраслях и крупных организациях можно найти типовые и примерные документы, отражающие специфику отрасли или ведомства. Тем не менее в повседневной жизни редко встречаются идеально составленные и оформленные организационные документы. При этом особенно сильно «хромает» оформительская сторона процедуры подготовки и утверждения внутренних документов организации. Действительно, содержание локальных актов во многом обусловлено нормативными правовыми актами, на которые ориентируются составители, а вот с формой документов авторы либо незнакомы, либо игнорируют ее как вещь несущественную.

Между тем текст, как бы хорошо и грамотно он ни был составлен, становится документом только после придания ему юридической силы. Сама же процедура придания документу юридической силы связана с оформлением его определенных составных частей (реквизитов), располагаемых до или после текста.

Локальные нормативные акты, как правило, являются многостраничными документами со сложной структурой. Как и в любом документе, в локальных актах можно выделить следующие составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть

Локальные акты оформляются на бланках (бланк конкретного документа, п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; далее — ГОСТ Р 6.30-2003), включающих:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • дату регистрации;
  • регистрационный номер;
  • место составления документа.

Обратите внимание!
Дата регистрации – это дата утверждения документа

Наименование организации указывается в бланке документа в строгом соответствии с тем, которое закреплено в ее учредительных документах, включая сокращенное и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное, а затем, ниже или за ним, — сокращенное (в скобках).

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование локального нормативного акта пишется после наименования организации прописными буквами: ПРАВИЛА, ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.

В бланке локального нормативного акта обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата регистрации и регистрационный номер документа.

Реквизиты бланка, как правило, имеют угловое расположение.

Содержательная часть

Сложность подготовки организационных документов и большой объем различной информации в них вызывают необходимость четкой регламентации не только формы, но и содержания таких документов. Приступая к составлению текста локальных нормативных актов, неплохо для начала определиться с его структурой — выделить обязательные разделы содержательной части. Текст внутри разделов обычно делится на пункты и подпункты, может содержать таблицы и схемы.

Обратите внимание: в типовых формах, предложенных специалистами ВНИИДАД, примерная структура текста определена (конечно же, ее можно изменить). При составлении организационных документов по типовым формам следует придерживаться следующего правила: сначала раскрываются разделы, а затем — при необходимости — добавляются дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации.

Разрабатываем в своей организации положения о структурных подразделениях. Подскажите, пожалуйста, какие разделы следует предусмотреть в этих документах?

Положение о структурном подразделении (приложение 4) определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения. Поэтому текст Положения должен включать разделы, указанные в структуре текста типовой формы положения (табл. 2). При необходимости вы можете добавить в тексты положений сведения, отражающие специфику деятельности вашей организации: например режим работы структурных подразделений, порядок их реорганизации или ликвидации и т. п.

Обратите внимание: в соответствии с требованиями п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в состав отдела входят» и т. п.

Таблица 2 Содержание Положения о структурном подразделении

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector