Анализ информационных потребностей предприятия

Информационные потребности на предприятии.

Информационные потребности на предприятии складываются из первичной и вторичной информации. Первичная информация появляется непосредственно в результате взаимодействия производителей товара с потребителями, покупателями и другими участниками рыночных процессов. Источниками ее являются анкеты, опросы, интервью с заинтересованной аудиторией, конференции потребителей, пробные продажи, рыночное тестирование.

Вторичная информация является основой при составлении бизнес-плана. С ее помощью дается качественная оценка экономических и хозяйственных процессов. Обычно вторичная информация отрабатывается и систематизируется для определенных целей и размещается на различного рода носителях. К этой категории информации относятся следующие источники:

1) общей информации постоянного действия;

2) информации непостоянного действия;

3) узкопрофильной информации, представленной коммуникационными каналами избирательного действия;

4) формируемые в результате проведения специальных исследований рыночной среды.

К источникам общей информации постоянного действия относят: периодические издания; технические каналы средств массовой информации (ТВ, радио); массовую рекламу.

Событийную непостоянную информацию поставляют: выставки, конференции, совещания, презентации; нормативные правовые акты; выступления политических деятелей.

К источникам узкопрофильной информации относят: бухгалтерские и финансовые отчеты предприятий; отчеты руководителей предприятий и фирм на собраниях акционеров; специализированные производственные печатные издания; фирменные продажи с демонстрацией товаров; экономические сведения специализированных фирм в форме печати или на машиночитаемых носителях; коммерческие базы и банки данных. Сюда же относятся и каналы личной коммуникации, предполагающие общение друг с другом лиц в аудитории, через телефонную или факсимильную) связь, с помощью телевидения, электронной почты.

Источники, формируемые в результате проведения специальных исследований рыночной среды, обеспечивают сбор дополнительной информации, связанной с решением конкретных задач. Исследования проводятся либо силами соответствующей службы предприятия, либо с помощью фирмы, специализирующейся на выполнении таких работ.

Структура и содержание информационного обеспечения.

Базируясь на информации и порождая новые информационные потребности, маркетинг не может эффективно работать без использования компьютерных технологий, развитой информационной базы. Основное назначение информации – исключение неопределенности в процессе принятия решений.

По отношению к процессу управления предприятием (фирмой) информация делится на внешнюю и внутреннюю.

Система внешней информации объединяет сведения о состоянии внешней среды предприятия (фирмы), рынка и его инфраструктуры, поведения покупателей и поставщиков и т.д.

Система внутренней информации включает совокупность данных, возникающих на объекте в форме учетно-статистической отчетности и оперативной информации (отчеты, договоры, заявки, заказы).

Необходимость использования в деятельности предприятия предприятия (фирмы) разнообразной и обширной по объему информации требует системного подхода к организации ее получения, преобразования и анализа в процессе выработки управленческих решений. Ценность управленческих решений в маркетинге в значительной степени зависит от информационного обеспечения (ИО), которое должно удовлетворять информационные потребности конкретных пользователей.

ИО технологий управления – совокупность внешней и внутренней информации, информации исследований и анализа, а также методов и средств ее организации для удовлетворения потребностей пользователей.

По периодичности или стабильности возникновения информацию подразделяют на постоянную, переменную и эпизодическую. Постоянная информация отражает постоянные, т.е. длительное время остающиеся неизменными величины маркетинговой среды. Переменная информация показывает фактические количественные и качественные характеристики функционирования объектов маркетинга. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например когда нужно получить дополнительные данные о новом конкуренте для оценки возможного изменения цены продаваемого товара.

По назначению маркетинговую информацию делят на: справочную,

рекомендательную, нормативную, сигнальную и регулирующую.

Справочная информация носит ознакомительный, вспомогательный характер, отражает относительно стабильные признаки объектов маркетинга и представляется в виде системы справочников по фирмам, технико-эксплуатационным характеристикам продукции, ценам, тарифам и т.п.

Рекомендательная информация формируется в результате специальных маркетинговых исследований или на основе анализа данных, приводимых в печатных изданиях и в коммерческих базах данных. Она содержит прогнозы продажи продукции, приоритеты выбора целевых рынков, агентов посредников, фирм – поставщиков сырья и т.п.

Нормативная информация создается в основном в производственной сфере и включает нормы и нормативы различных элементов производства, а также нормативные законодательные акты.

Сигнальная информация возникает обычно в ходе появления отклонений фактического поведения объектов маркетинговой среды от запланированного. После установления причин отклонений с целью их устранения выполняются соответствующие мероприятия, отражаемые в регулирующей информации.

Различают внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение. Внемашинное информационное обеспечение – это совокупность системы показателей, методов классификации и кодирования элементов информации, документов, документооборота информационных потоков, функционирующих на предприятии (фирме, банке, бирже).

Внемашинное ИО включает показатели, необходимые для решения маркетинговых задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи; различные классификаторы и коды; унифицированную систему маркетинговой документации для отражения показателей; формы вывода результатов обработки. Информационное обеспечение маркетинга тесно связано с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

Внутримашинное информационное обеспечение представляет совокупность данных на машинных носителях в виде разнообразных по содержанию, назначению и специальным образом организованных массивов (файлов), программ, баз данных и их информационных связей.

Требования к информации для решения задач предприятия предполагают:

• комплексное изучение предметной области, выявление производственных и рыночных связей;

• отбор и обработку информации;

• разумные затраты на создание развитой системы внутренней информации;

• определение достаточного объема информации для каждой категории работающих в системе;

• соблюдение логической строгости и непротиворечивости суждений при обработке первичной информации.

При создании ИО автоматизированных информационных систем маркетинга выполняются следующие работы:

• определяются состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки (индивидуальных АРМ, локальных вычислительных сетей, распределенных сетей);

• устанавливаются состав и способы обмена информацией между различными уровнями обработки;

• создается информационный фонд и ведется его распределение между уровнями обработки;

• организуются различные формы ввода информации на ПЭВМ с учетом многоуровневой обработки данных;

• решаются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных классификаторов экономической информации;

• создаются различные формы вывода информации (включая подготовку таблично-текстового материала для составления докладов, аналитических записок, бюллетеней, справочников);

• разрабатываются вопросы информационно-справочного обслуживания пользователей, построения типовых форм запросов;

• создается автоматизированная информационная технология, обеспечивающая непосредственный контакт пользователя с ПЭВМ (разработка сценария диалога человека с машиной и структуры диалога, меню, пользования инструктивными материалами на основе организации обоюдной помощи);

• прорабатываются вопросы организации на ПЭВМ делопроизводства управленческой деятельности, контроля за исполнением документов;

• обеспечивается информационное взаимодействие с внешней средой на основе совр. телекоммуникационных технологий.

Проектирование ИО осуществляется в ходе составления технорабочего проекта и предусматривает составление инструкций пользователям по применению основных положений ИО в их практической деятельности, связанной с обработкой экономических задач на ПЭВМ. Это инструкции по: подготовке документов к машинной обработке и их кодированию; обработке экономической задачи на ПЭВМ; вводу программы; исправлению информационных массивов; вводу исходных данных; корректировке информации; загрузке в базу данных; организации запросов; получению выходных данных; организации обмена информацией с другими пользователями.

Анализ информационных потребностей пользователей;

Постановка задач

Для выполнения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: описать предметную область; спроектировать семантическую модель данных; смоделировать бизнес-процессы информационной системы; осуществить проектирование физической структуры базы данных.

· Предметная область информационной системы — это материальная система или система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается. Предметная область рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов и связей между ними

· Потребности проектировщиков баз данных в более удобных и мощных средствах моделирования предметной области вызвали к жизни направление семантических моделей данных. Притом, что любая развитая семантическая модель данных, как и реляционная модель, включает структурную, манипуляционную и целостную части, главным назначением семантических моделей является обеспечение возможности выражения семантики данных. Наиболее простым является составление в реляционную модель: сущность становится таблицей, атрибуты- идентификаторами преобразуются в первичные ключи, а остальные атрибуты- в столбцы.

· Бизнес-процессы – это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей. Часто бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Бизнес-процесс может быть декомпозирован на несколько под-процессов, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса.

В данной работе в качестве СУБД была выбрана система управления реляционной базой данных Microsoft Access 2007, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных. В ее файле могут храниться не только данные, но и объекты интерфейса: отчеты, формы, запросы.

Microsoft Access — реляционная Система управления базами данных корпорации (СУБД) Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, сортировку по разным полям, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Одной из задач проектирования информационной системы является составление четкого представления о следующем:

· Какая информация ( по содержанию)

· Кому (какой категории потребителей)

· В какой форме (на каком уровне свертывания) следует информацию представить, чтобы потребитель в имеющееся у него время смог ее с пользой усвоить.

Пользователям для успешного ознакомления с работой музея, т.е. изучения экспонатов, работы экскурсии и реставрации экспонатов необходимо, чтобы инструментальные средства, на которых это отображается, были достаточно гибкими к изменяющимися требованиям. Информационной система должна давать полную, достоверную информацию и отвечать на любые вопросы, в пределах предметной области. Поэтому крайне важно иметь эффективные средства автоматизации всех этапов реализации проекта.

Новые потребности предприятий в современном информационном обществе

Реалии сегодняшнего дня характеризуются возрастанием роли информации и знаний, ростом удельного веса информационных продуктов и услуг в ВВП, созданием глобального информационного пространства, использованием новых информационных технологий практически во всех сферах жизнедеятельности общества, созданием информационной инфраструктуры.

Высокотехнологичное производство, информационно-коммуникационные технологии, веб-технологии, Интернет и другие факторы институционального характера кардинально меняют все стороны жизнедеятельности общества, в том числе структуру потребностей и формы их удовлетворения.

Информационные потребности выступают ключевым моментом взаимодействия с информационной средой, стимулируют к овладению новыми информационными технологиями и формированию информационной среды путем развития информационной инфраструктуры. Развитие этих элементов, в свою очередь, зависит от развития отраслей производственной и непроизводственной сфер.

Отличным примером может стать сфера телекоммуникаций. Сейчас потребность в мобильных телефонах достигает своего пика, а количество мобильных устройств уже приближается к количеству населения планеты. В таких условиях появляется большая потребность в запчастях для сотовых телефонов, хороших услугах связи и легком доступе в Интернет.

Для обеспечения информационных потребностей государство должно влиять не только на предприятия, которые предоставляют, передают, хранят информацию, но и на все предприятия и учреждения производственной и непроизводственной сфер.

И, наоборот, воздействуя на информационные потребности личности и информационные отношения в обществе, органы государственной власти и управления влияют на развитие экономики в целом. Все это подтверждает актуальность исследования стратегических потребностей в информационных продуктах и ​​услугах.

Специфическими характеристиками информационных потребностей являются:

— связь с конкретным характером деятельности;

— связь с различными формами взаимодействия между субъектами деятельности;

— взаимосвязь с системой интересов, целей, мотивов личности, социальная детерминированность.

Информационная потребность имеет два аспекта:

— потребность в хранении информации и ее обработке;

— потребность в информационном обмене.

С целью исследования информационных потребностей личности целесообразно их классифицировать на:

— бытовые потребности в информации;

— профессиональные потребности в информации;

— потребности в ориентировании в мировой, отечественной, региональной, локальной среде обитания;

— потребности в получении специфической информации, соответствующей личным запросам.

Потребности в информационных продуктах и ​​услугах демонстрируют не только отдельные личности, но и предприятия и организации. Анализ информационных потребностей предприятия является существенным этапом стратегического и текущего планирования. Последовательный и качественный подход к этому процессу позволяет оптимизировать работу всего предприятия на основе выявления наиболее актуальных информационных потребностей и удовлетворение их наилучшим образом.

Существует два способа удовлетворения информационной потребности предприятия: приобретение информации или ее самостоятельное производство.

Оптимальная структура информации определяется на основе выявленных расходов и определенной актуальности видов информации с учетом бюджетных ограничений. Предприятие будет покупать ту информацию, имеющую для него наибольшее значение и приобретение которой связано с наименьшими затратами.

Сложность в изучении информационных потребностей заключается в том, что для каждого пользователя необходима своя информация.

В статье использованы материалы таких авторов:

Христюк Х.М. Стратегические потребности в информационных продуктах и услугах. // «Информационное общество: технологические, экономические и технические аспекты становления (выпуск 5)»(г. Тернополь, 19-20 мая 2014 г.). — Тернополь: Тайп, 2014. — 79 с.