Volodina-vasilisa.ru

Антикризисное мышление
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сроки хранения первичных документов бухгалтерского учета

Хранение первичной бухгалтерской документации

Любая хозяйственная операция в жизнедеятельности экономического субъекта должна быть подтверждена документально. Иначе факт не может быть отражен в учете. Для этих целей предусмотрена отдельная категория документации — первичный документ. Первичка — это формуляр, определяющий обстоятельства, условия и характеристики конкретного факта хозяйственной жизни организации. Информация из первичных бланков является основой для внесения в учетные регистры и затем — составления финансовой отчетности. Также первичка является подтверждением правильности и правомерности исчисления налогов, сборов и взносов.

Именно поэтому организации так важно обеспечить сохранность документов. Причем для выполнения этой цели предусмотрены свои особенности и требования.

Порядок и правила хранения

Законодательные нормативы определяют лишь общие рекомендации по организации хранения документации в учреждениях. Индивидуальные принципы должны быть закреплены в каждом экономическом субъекте самостоятельно. В организации следует утвердить специальный порядок или правила хранения бухгалтерской документации. При разработке положения руководствуйтесь:

  1. Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое устанавливает правила хранения первичных документов в государственных (муниципальных) учреждениях.
  2. Федеральным законом № 125-ФЗ.
  3. Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  4. Приказом Минфина № 256н от 31.12.2016.
  5. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010.
  6. Иными распоряжениями вышестоящих министерств, ведомств и отраслевыми приказами.

По общим рекомендациям, в компании следует определить ответственного работника, в обязанности которого будет входить ведение архивного дела. Для обеспечения сохранности обычно отводится отдельное помещение, соответствующее требованиям безопасности. Архивная комната или склад оборудуется стеллажами, шкафами или даже сейфом. Например, если в архиве хранятся бланки строгой отчетности.

Правила работы с первичкой следует определить в зависимости от вида документов. Например, первичные бланки могут быть оформлены не только на бумажных носителях. Электронная форма становится все популярнее. Для каждой категории бумаг разработайте индивидуальный алгоритм на хранение первичной бухгалтерской документации и ее обработку.

Бумажные формуляры

Положение о хранении бумаг должно содержать конкретные нормы и алгоритм действий. К примеру, закрепите ответственного работника бухгалтерии, который будет заниматься оформлением и передачей первички в архив. Также определите срок передачи. Например, ежегодно, до 1 апреля.

Передачу первички в архив необходимо оформить документально. Для этого составляется специальная опись. Формат сопроводительной описи разрабатывается в компании самостоятельно. Рекомендуем использовать следующие реквизиты:

  1. Номер по порядку.
  2. Индекс и заголовок дела.
  3. Количество листов в папке, деле.
  4. Срок хранения первичной бухгалтерской документации.
  5. Дата сдачи в архивный отдел.
  6. Сведения об ответственном лице (Ф.И.О., должность, подпись).

Прием документации должен быть тоже задокументирован. Для этого делается соответствующая запись в специальном регистрационном журнале. Графы регистра раскрывают информацию о фактическом поступлении бумаг (количество, наименование и индексы дел, ответственные и дата передачи).

Первичка в электронной форме

Электронные формуляры хранятся в ином порядке. Но все же индивидуальные правила хранения первичной бухгалтерской документации компания определяет самостоятельно. Общие рекомендации содержатся в новом ФСБУ (Приказ Минфина № 256н). Нормативы закреплены в Приказе Минкультуры № 558.

Предусмотрите правила хранения первичной бухгалтерской документации и внедрите их на предприятии:

  1. Хранение первички в электронном формате должно производиться путем создания резервной копии данных.
  2. Сведения в резервной копии формируются в хронологическом порядке.
  3. Информация должна быть сгруппирована по категориям и видам формуляров для удобства работы.
  4. Резервная копия создается за отдельный период времени, продолжительность которого определяется фирмой самостоятельно. Например, отчетный квартал, полугодие или год.
  5. Информация подлежит записи на внешний носитель данных. Например, диск, флешка или внешний жесткий диск.
  6. Информация удостоверяется электронной подписью уполномоченного лица. К примеру, ЭП главного бухгалтера.
  7. Внешний носитель следует подписать. Например, на лицевой стороне диска указать следующие реквизиты:
  • дата, когда была сформирована резервная копия;
  • период, за который подготовлена информация;
  • вид первички;
  • общий объем информации;
  • порядковые номера журналов учета;
  • сведения об ответственных лицах.

Хранить копии следует в сейфе или в ином, специально оборудованном помещении. Необходимо назначить ответственного работника, который будет систематически осуществлять архивирование и резервное копирование информации.

Централизованная бухгалтерия

Ведение бухгалтерского учета может быть передано сторонней фирме или, к примеру, централизованной бухгалтерии. В таком случае между компаниями оформляется договор на бухгалтерское обслуживание. Причем правила и сроки хранения бухгалтерской документации должны быть обозначены в отдельном порядке. Рекомендуется подготовить дополнительное соглашение с обслуживающей компанией.

В соглашении учтите все особенности и требования к ведению документооборота и хранения бумаг. Иначе обслуживающая фирма не будет нести ответственность за сохранность и правильность оформления документов.

Сроки хранения

Нормы налогового и бухгалтерского законодательства в вопросе о хранении документации расходятся. К примеру, статья 23 НК РФ обязывает налогоплательщика обеспечить сохранность подтверждающих бумаг в течение 4 лет. Речь идет о формулярах, используемых в расчетах сумм налогов, сборов и взносов, уплачиваемых в бюджет.

Если компания учитывает при налогообложении убытки прошлых периодов, то документацию следует хранить в течение всего срока, пока фирма уменьшает налоги.

По бухгалтерским нормам, сроки хранения документации в организации больше. Обеспечить сохранность бухгалтерской первички следует на пять лет. При условии, что этот период был проверен, то есть была проведена ревизия.

Какие сроки применять в работе? Представители ведомств определили, что никакой путаницы в вопросе нет и быть не может. В налоговом законодательстве речь идет только о той документации, которая участвует при исчислении налогообложения. А бухгалтерская — при составлении проводок и финансовой отчетности. В теории все просто. Но как на практике разделять документы на налоговые и бухгалтерские, непонятно.

Чтобы избежать проблем с контролерами, руководствуйтесь памяткой:

Сроки хранения первичных документов, в том числе в электронном виде

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Читать еще:  Карточка учета строений и сооружений

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

Сроки хранения документов

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 07-01-09/25966 от 18.04.2018.

Сроки хранения отдельных документов

1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения

2 При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 75 лет

3 После снятия с учета

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

Читать еще:  10 счет бухгалтерского учета это

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы 1C-WiseAdvice

Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока.

Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.

Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база

Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

О том, что организация должна хранить первичные документы, говорит статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В нем, в частности, говорится, что:

  1. Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
  2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
  3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Перечень учетных и отчетных документов, которые нужно хранить, можно посмотреть в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения.

Правила организации государственного архивного дела прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Где хранить документы

По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно придется хранить, например:

  • годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
  • передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
  • Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
  • договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
  • документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
  • акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
  • договоры дарения;
  • документы по операциям с ценными бумагами;
  • переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
  • паспорта сделок.

75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

  • трудовые договоры;
  • реестры сведений о доходах физлиц;
  • ведомости на выдачу дивидендов;
  • лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы, например:

  • по продаже движимого имущества;
  • договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
  • оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. К примеру:

  • Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.
  • Для договоров – год окончания действия договора.
  • Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
  • Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.

Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.

Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации

Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.

О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Их нужно будет сдать в муниципальный архив, предварительно заключив договор.

Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.

Читать еще:  Розничная торговля бухучет и налогообложение

Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.

Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.

После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.

Будьте внимательны!

В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

Должностных лиц за отсутствие документов штрафуют по статье 15.11 КоАП РФ на 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении – на 10-20 тыс. руб. или дисквалифицируют на 1-2 года.

Самое серьезное наказание предусматривает Уголовный кодекс. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказанием будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Кроме того, не стоит забывать, что, не получив подтверждающих расходы документов налоговая может снять расходы по ним, доначислить налоги, пени и штрафы.

С нами ваши документы всегда будут в полном порядке и сохранности.

Хранение первичной бухгалтерской документации

Любая хозяйственная операция в жизнедеятельности экономического субъекта должна быть подтверждена документально. Иначе факт не может быть отражен в учете. Для этих целей предусмотрена отдельная категория документации — первичный документ. Первичка — это формуляр, определяющий обстоятельства, условия и характеристики конкретного факта хозяйственной жизни организации. Информация из первичных бланков является основой для внесения в учетные регистры и затем — составления финансовой отчетности. Также первичка является подтверждением правильности и правомерности исчисления налогов, сборов и взносов.

Именно поэтому организации так важно обеспечить сохранность документов. Причем для выполнения этой цели предусмотрены свои особенности и требования.

Порядок и правила хранения

Законодательные нормативы определяют лишь общие рекомендации по организации хранения документации в учреждениях. Индивидуальные принципы должны быть закреплены в каждом экономическом субъекте самостоятельно. В организации следует утвердить специальный порядок или правила хранения бухгалтерской документации. При разработке положения руководствуйтесь:

  1. Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое устанавливает правила хранения первичных документов в государственных (муниципальных) учреждениях.
  2. Федеральным законом № 125-ФЗ.
  3. Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  4. Приказом Минфина № 256н от 31.12.2016.
  5. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010.
  6. Иными распоряжениями вышестоящих министерств, ведомств и отраслевыми приказами.

По общим рекомендациям, в компании следует определить ответственного работника, в обязанности которого будет входить ведение архивного дела. Для обеспечения сохранности обычно отводится отдельное помещение, соответствующее требованиям безопасности. Архивная комната или склад оборудуется стеллажами, шкафами или даже сейфом. Например, если в архиве хранятся бланки строгой отчетности.

Правила работы с первичкой следует определить в зависимости от вида документов. Например, первичные бланки могут быть оформлены не только на бумажных носителях. Электронная форма становится все популярнее. Для каждой категории бумаг разработайте индивидуальный алгоритм на хранение первичной бухгалтерской документации и ее обработку.

Бумажные формуляры

Положение о хранении бумаг должно содержать конкретные нормы и алгоритм действий. К примеру, закрепите ответственного работника бухгалтерии, который будет заниматься оформлением и передачей первички в архив. Также определите срок передачи. Например, ежегодно, до 1 апреля.

Передачу первички в архив необходимо оформить документально. Для этого составляется специальная опись. Формат сопроводительной описи разрабатывается в компании самостоятельно. Рекомендуем использовать следующие реквизиты:

  1. Номер по порядку.
  2. Индекс и заголовок дела.
  3. Количество листов в папке, деле.
  4. Срок хранения первичной бухгалтерской документации.
  5. Дата сдачи в архивный отдел.
  6. Сведения об ответственном лице (Ф.И.О., должность, подпись).

Прием документации должен быть тоже задокументирован. Для этого делается соответствующая запись в специальном регистрационном журнале. Графы регистра раскрывают информацию о фактическом поступлении бумаг (количество, наименование и индексы дел, ответственные и дата передачи).

Первичка в электронной форме

Электронные формуляры хранятся в ином порядке. Но все же индивидуальные правила хранения первичной бухгалтерской документации компания определяет самостоятельно. Общие рекомендации содержатся в новом ФСБУ (Приказ Минфина № 256н). Нормативы закреплены в Приказе Минкультуры № 558.

Предусмотрите правила хранения первичной бухгалтерской документации и внедрите их на предприятии:

  1. Хранение первички в электронном формате должно производиться путем создания резервной копии данных.
  2. Сведения в резервной копии формируются в хронологическом порядке.
  3. Информация должна быть сгруппирована по категориям и видам формуляров для удобства работы.
  4. Резервная копия создается за отдельный период времени, продолжительность которого определяется фирмой самостоятельно. Например, отчетный квартал, полугодие или год.
  5. Информация подлежит записи на внешний носитель данных. Например, диск, флешка или внешний жесткий диск.
  6. Информация удостоверяется электронной подписью уполномоченного лица. К примеру, ЭП главного бухгалтера.
  7. Внешний носитель следует подписать. Например, на лицевой стороне диска указать следующие реквизиты:
  • дата, когда была сформирована резервная копия;
  • период, за который подготовлена информация;
  • вид первички;
  • общий объем информации;
  • порядковые номера журналов учета;
  • сведения об ответственных лицах.

Хранить копии следует в сейфе или в ином, специально оборудованном помещении. Необходимо назначить ответственного работника, который будет систематически осуществлять архивирование и резервное копирование информации.

Централизованная бухгалтерия

Ведение бухгалтерского учета может быть передано сторонней фирме или, к примеру, централизованной бухгалтерии. В таком случае между компаниями оформляется договор на бухгалтерское обслуживание. Причем правила и сроки хранения бухгалтерской документации должны быть обозначены в отдельном порядке. Рекомендуется подготовить дополнительное соглашение с обслуживающей компанией.

В соглашении учтите все особенности и требования к ведению документооборота и хранения бумаг. Иначе обслуживающая фирма не будет нести ответственность за сохранность и правильность оформления документов.

Сроки хранения

Нормы налогового и бухгалтерского законодательства в вопросе о хранении документации расходятся. К примеру, статья 23 НК РФ обязывает налогоплательщика обеспечить сохранность подтверждающих бумаг в течение 4 лет. Речь идет о формулярах, используемых в расчетах сумм налогов, сборов и взносов, уплачиваемых в бюджет.

Если компания учитывает при налогообложении убытки прошлых периодов, то документацию следует хранить в течение всего срока, пока фирма уменьшает налоги.

По бухгалтерским нормам, сроки хранения документации в организации больше. Обеспечить сохранность бухгалтерской первички следует на пять лет. При условии, что этот период был проверен, то есть была проведена ревизия.

Какие сроки применять в работе? Представители ведомств определили, что никакой путаницы в вопросе нет и быть не может. В налоговом законодательстве речь идет только о той документации, которая участвует при исчислении налогообложения. А бухгалтерская — при составлении проводок и финансовой отчетности. В теории все просто. Но как на практике разделять документы на налоговые и бухгалтерские, непонятно.

Чтобы избежать проблем с контролерами, руководствуйтесь памяткой:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector