Управление финансами государственного учреждения

БИТ:Управление финансами государственного учреждения

Решение «БИТ:Управление финансами государственного учреждения» предназначено для планирования и контроля финансовых средств и денежных потоков госучреждения. Программа подойдет государственным учреждениям любой отрасли, использующим в деятельности дополнительную аналитику любой сложности. Возможные ЛПР: начальник планово-финансового (планово-экономического) отдела, а также главный бухгалтер.

• Гибкое планирование расходов организации;
• Организация оперативного контроля непревышения лимита средств по подразделению, наличия денег по каждой статье, по ОКДП;
• Автоматизация план-фактного анализа движения денежных средств.

Совместимость: Решение реализовано как встроенный блок программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

В большинстве учреждений планово-экономические отделы государственных учреждений не автоматизированы, либо используют самописные, малофункциональные программы для составления планов и контроля их исполнения. Самое простое и гибкое решение является MS Excel. Однако при всех своих достоинствах он обладает рядом существенных недостатков, которые могут сильно осложнить жизнь пользователям:

• Из-за маленькой ошибки в данных приходится вручную перепроверять огромные таблицы;
• Один пользователь редактирует свои файлы, а в других «слетают» ссылки или данные;
• Данные дублируются, за счет чего увеличиваются трудозатраты отдела;
• Разные пользователи вводят в свои файлы разные данные, из-за чего приходится сверять данные вручную;
• Данные, которые собираются автоматически невозможно проверить автоматически и приходится делать это вручную.

Данные, которые собираются автоматически невозможно проверить автоматически и приходится делать это вручную.

Но! Большинству планово-финансовых отделов государственных учреждений это программа не подходит по своему функционалу, та как им необходимо:

• Составление нескольких финансовых планов, их анализ и контроль друг относительно друга. Планирование снизу вверх и сверху вниз (возможный план, план по потребностям, текущий план по заявкам, квартальный, годовой, трехлетний и пр.);
• Учет затрат по группам ОКДП до 100 или 400 тысяч рублей (273-й приказ);
• Ведение финансовой структуры – центров финансовой ответственности (грантодержатели, подразделения, руководители НИР или внебюджетной деятельности и пр.);
• Детализация источников финансирования: аренда во внебюджетной деятельности и т.п.;
• Составление и контроль смет по госконтрактам и внебюджетным направлениям (гранты, НИРы, платное лечение, курсы, другие работы и услуги);
• Детализация затрат по статьям планового отдела, желательно не используя детализации КЭК на субконто счета (не нагружая бухгалтера)
• Автоматическое разделение затрат по аналитическим разрезам планового отдела, при проведении счета общей суммой;
• Автоматическое получение данных по кассе/банку учитывая все аналитические разрезы планово-экономического отдела;
• Резервирование денежных средств. Учет отданных на оплату, но не прошедших все этапы счетов (учет реально затраченных средств, которые в данный момент времени могут различаться с суммами, проведенными через кассу/банк-казначейство);
• Использование дополнительных аналитических разрезов под специфику организации;
• Формирование отчетов, способных учитывать все необходимые разрезы планово-экономического отдела.

Так как большинство из перечисленных в плановых отделах государственных учреждений пересекаются, мы разработали полнофункциональное решение для автоматизации бюджетирования в государственных учреждениях «БИТ:Управление финансами государственного учреждения».

Данное решение является удобным и надежным инструментом планирования и контроля финансовых средств и денежных потоков, особенно для учреждений, использующих расширенную аналитику в управлении финансами.

• Продукт действительно актуален для госучреждений, т.к. автоматизирует задачи, которые в большинстве случаев решаются с помощью MS Excel, что неудобно. Так что можно (и нужно) использовать продукт как заход к клиенту – это наше уникальное предложение;
• Решение не имеет аналогов. У 1С есть решение «Бюджетирование. Дополнение к «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8», но оно не обладает всем необходимым функционалом. Подробнее об этом см. в документе Сравнение БИТ УФГУ и Бюджетирование. Дополнение к 1С БГУ.docx;
• Продукт реализован как встроенный блок программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», что упрощает получение фактических данных.

Программа решает задачи:

• Планирование доходов и расходов учреждения в разрезе финансовых планов, видов деятельности, КПС, КЭК, центров финансовой ответственности и других аналитик бюджетирования;
• Корректировки и актуализации плановых данных;
• Планирование по нескольким финансовым планам (например, план по подразделениям и план по учреждению в целом), контроль одного плана относительно другого по разрезам бюджетирования;
• Установка контрольных значений между финансовыми планами бюджетирования по различным разрезам;
• Регистрация в программе договоров, планирование оплат по ним, контроль исполнения договоров в разрезе аналитик;
• Контроль расходования денежных средств по номенклатурным группам (например, по ОКДП), закупки до 100000 рублей;
• Заполнение плановых показателей по формулам;
• Планирование предстоящих расходов с использованием документа «Заявление на оплату», возможность ввода на его основании документов «Заявка на кассовый расход», «Заявка на кассовый расход (сокращенная)»;
• Согласование смет, заявлений на оплату ответственными лицами организации;
• Оперативное получение фактических данных по исполнению плановых показателей;
• Формирование отчетов, необходимых для анализа исполнения договоров и плана ФХД (отчет по бюджету, план-фактный анализ, отчет по исполнению договоров и др.).

Предусмотрено бесплатное сопровождение в течение 3-х месяцев после покупки. Далее клиент может воспользоваться услугой платного консультационного сопровождения.

БИТ.Управление финансами
государственного учреждения (БИТ.УФГУ)

ВОЗМОЖНОСТИ «БИТ.УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ»

«БИТ.Управление финансами государственного учреждения» – надежный инструмент планирования и контроля финансовых средств и денежных потоков учреждения. Программа предназначена для государственных учреждений любой сферы деятельности. Продукт существенно повышает эффективность процессов, связанных с финансовым планированием и расходованием денежных средств.

• Формирование финансовых планов учреждения в различных аналитических разрезах (центров финансовой ответственности, КЭК (в том числе с возможностью детализации), источников финансирования, КВР и других разрезов бюджетирования)
• Фиксирование всех этапов планирования (потребность, утвержденная потребность, бюджет ЦФО, план ФХД в целом по учреждению и пр.)
• Регистрация в системе договоров и иных оснований возникновения обязательств в разрезе аналитик бюджетирования, возможность регистрации графиков платежей и графиков начислений
• Резервирование денежных средств под планируемые расходы и поступления денежных средств
• Согласование финансовых планов, реестров платежей ответственными лицами организации
• Гибкие настройки получения сведений о кассовом и фактическом исполнении
• Гибкие механизмы формирование отчетности, необходимой для анализа исполнения финансовых планов и принятия управленческих решений
• Интеграция с бухгалтерской подсистемой «Планирование и санкционирование» — автоматизированный ввод бухгалтерских документов на основании документов блока финансового планирования

Подсистема «Финансовое планирование»

• Ввод неограниченного количества бюджетов разных видов, включая бюджет движения денежных средств (БДДС) и бюджет доходов и расходов (БДР)
• Гибкая система внесения данных о планируемых доходах и расходах (произвольные аналитические разрезы, периодичность планирования, структура бюджета, заполнение по формулам и пр.)
• Формирование иерархической структуры планирования (регистрация в системе всех этапов планирования – от потребности до плана ФХД по учреждению)
• Формирование финансовых планов с необходимым шагом планирования (год, квартал, месяц и пр.)
• Широкий спектр аналитических разрезов
• Возможность добавления до 20 произвольных аналитик, необходимых для целей управленческого учета
• Автоматизированное формирование проводок по 500-м счетам в разрезе бухгалтерской аналитики на основании данных о финансовых планах
• Корректировка введенных финансовых планов с сохранением истории изменений
• Контроль не превышения плановых показателей в разрезе аналитик бюджетирования

Подсистема «Учет договоров»

• Резервирования денежных средств под предстоящие расходы (конкурентные процедуры или ожидаемые к заключению договоры)
• Возможность объединения нескольких резервов в один договор
• Автоматизированный ввод документов по 500-м счетам ЕПСБУ по принимаемым обязательствам
• Регистрация в системе доходных и расходных договоров и иных оснований возникновения обязательств
• Связь с документами резервирования денежных средств, «высвобождение» средств из резерва при заключении договора
• Регистрация графиков платежей и графиков начислений в разрезе аналитик бюджетирования
• Автоматизированное формирование проводок по 500-м счетам по принятым обязательствам, в том числе по экономии по результатам конкурентных процедур
• Регистрация в системе дополнительных соглашений к договору, хранение истории изменения сумм, сроков, распределения по аналитикам и пр.
• Регистрация в разрезе аналитик бюджетирования ожидаемых платежей на основании первичных документов от поставщиков
• Регистрация ожидаемых поступлений денежных средств по доходным договорам в разрезе аналитик бюджетирования
• Формирование реестра платежей для передачи в бухгалтерию
• Заполнение расчетно-платежных документов на основании сведений об ожидаемых расходах, исключение дублирования операций
• Связь документов по ожидаемым расходам с расчетно-платежными документами обеспечивает оперативное получение информации о кассовом исполнении в разрезе аналитик бюджетирования

Исполнение плановых показателей

• Оперативное получение сведений по исполнению плановых показателей (кассовое или фактическое исполнение)
• Формирование управленческой отчетности: план-фактный анализ, отчет по исполнению договоров и пр.
• Настройка отчетов в пользовательском режиме

Интеграция с АСУ ПФХД

• Пользовательские справочники и документы по аналогии с АСУ ПФХД
• Назначение соответствий между данными управленческого учета и данными подсистемы АСУ ПФХД
• Формирование документов «План финансово-хозяйственной деятельности», «Перечень дополнительных показателей»
• Возможность заполнения документов по данным подсистемы управленческого учета
• Возможность заполнения перечня дополнительных показателей по данным внешних систем
• Печатная форма Плана ФХД
• Выгрузка данных о Плане ФХД на портал в установленном формате, выгрузка перечня дополнительных показателей

• Гибкая настройка вариантов получения сведений о кассовом (фактическом) исполнении
• Механизмы визирования документов подсистемы
• Механизмы оповещения
• Загрузка данных из Excel
• Прикрепление файлов к документам подсистемы без увеличение размера базы данных

Решение реализовано как дополнение к конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Для расширения количества рабочих мест достаточно приобрести необходимое количество дополнительных лицензий на платформу «1С:Предприятие 8».