Volodina-vasilisa.ru

Антикризисное мышление
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Платежный календарь предприятия

Платежный календарь как инструмент бюджетирования

Финансовое планирование занимает важное место в системе управления финансами организации. В процессе планирования предприятие оценивает состояние своих финансов, выявляет возможности увеличения финансовых ресурсов и направления их наиболее эффективного использования. При этом управленческие решения принимаются на основе анализа финансовой информации.

План поступления и расходования денежных средств, разработанный на предстоящий год с разбивкой по месяцам (бюджет движения денежных средств), дает только общую основу управления денежными потоками предприятия. Денежные потоки организации в течение одного месяца могут характеризоваться высокой динамикой и нестабильностью. Помочь устранить эти недостатки может оперативное управление финансами.

Управление финансами в современных условиях — необходимая составляющая успеха бизнеса. Предприятие, точно и оперативно отслеживающее динамику доходов, расходов и другие ключевые финансовые показатели, должно иметь достаточную информационную базу для принятия верных управленческих и финансовых решений, необходимых для роста компании.

Оперативное управление финансами — это совокупность организационных, методических и технологических мероприятий, обеспечивающих управление текущими финансовыми операциями и финансовыми ресурсами организации в краткосрочной перспективе (как правило, до одного месяца). В отличие от системы бюджетирования оперативное управление финансами планирует платежи в более детализированном виде (по контрагенту и назначению платежа) и использует большую детализацию периодов планирования (вплоть до одного дня).

Обратите внимание. Основным инструментом по оперативному управлению финансами организации является платежный календарь. Платежный календарь представляет собой плановый финансовый документ, обеспечивающий ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств предприятия.

Платежный календарь, разрабатываемый на предприятии, позволяет решать следующие основные задачи:

свести прогнозные варианты плана поступления и расходования денежных средств (оптимистический, реалистический, пессимистический) к одному реальному заданию по формированию денежных потоков предприятия в рамках одного месяца;

в максимально возможной степени синхронизировать положительный и отрицательный денежные потоки, повысив тем самым эффективность денежного оборота предприятия;

обеспечить приоритетность платежей предприятия по критерию их влияния на конечные результаты его финансовой деятельности;

в максимальной степени обеспечить необходимую абсолютную ликвидность денежного потока предприятия, то есть его платежеспособность в рамках краткосрочного периода;

включить управление денежными потоками в систему оперативного контроллинга (соответственно, и текущего мониторинга) финансовой деятельности предприятия.

При внедрении платежного календаря у организации возникают следующие преимущества:

появляется возможность прогнозирования финансового состояния компании;

повышается прозрачность процессов управления доходами и расходами организации;

увеличиваются гибкость и обоснованность решений при изменении экономических условий функционирования компании;

оптимизируется кредитная политика организации;

увеличиваются степень надежности и уровень доверия к компании со стороны кредиторов, инвесторов, головной организации.

Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Это важно. Содержание платежного календаря может быть разным (в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений заинтересованных сотрудников), однако он всегда должен включать в себя данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств (обычно с разбивкой по дням и источникам).

В таблице представлен пример платежного календаря магазина автозапчастей. Для удобства восприятия платежный календарь представлен за пять рабочих дней, а не за целый месяц.

Платежный календарь магазина автозапчастей на предстоящую неделю, руб.

Показатель

Неделя, итого

1-й день

2-й день

3-й день

4-й день

5-й день

Остаток денежных средств на начало периода

39 648,96

39 649,96

50 834,55

–53 029,35

–13 649,98

53 711,48

Положительный денежный поток

736 495,40

147 299,08

147 299,08

147 299,08

147 299,08

147 299,08

В том числе выручка от продажи запчастей

Отрицательный денежный поток

712 379,27

136 114,49

251 162,98

107 919,71

79 937,62

137 244,47

госпошлина в суд

компьютер, оргтехника, программное обеспечение

обслуживание контрольно-кассовых машин

оплата поставщикам запчастей

Чистый денежный поток

24 116,13

11 184,59

–103 863,90

39 379,37

67 361,46

10 054,61

Остаток денежных средств на конец периода

63 765,09

50 834,55

–53 029,35

–13 649,98

53 711,48

63 766,09

Информация о распределении расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей (например, разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом и т. д.). Так, в нашем примере на предстоящую неделю предполагается получить положительный денежный поток в размере 736 495,40 руб., отрицательный денежный поток за данный период составит 712 379,27 руб. (см. таблицу). Таким образом, чистый денежный поток будет равен 24 116,13 руб. (увеличение остатка денежных средств с 39 648,96 руб. до 63 765,09 руб.). Однако если распределить планируемые положительные и отрицательные денежные потоки по дням (на основании выставленных счетов на оплату, сроков выплат, предусмотренных договорами, и т. д.), то получится, что на конец второго дня у организации образуется кассовый дефицит в размере 53 029,35 руб. Для его устранения компании необходимо перенести некоторые из запланированных платежей (например, оплату закупленных товаров у поставщиков либо приобретение оргтехники) на следующий день. Если это невозможно, нужно воспользоваться краткосрочным банковским кредитом в форме овердрафта.

Обратите внимание. Одной из особенностей платежного календаря является его постоянная актуализация. В случае недостатка денежных средств для удовлетворения всех поступивших заявок используются правила ранжирования платежей в зависимости от их вида и уровня приоритета.

На практике нередко возникает ситуация, когда план расхода денежных средств выполняется в полном объеме (на основании представленных заявок), а план поступления денежных средств исполнен частично (соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денег). Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности (значимости). Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на несрочные хозяйственные нужды, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90 %.

Последовательность формирования платежного календаря

Перед тем как начинать составлять и обрабатывать заявки, необходимо провести целый комплекс мероприятий по разработке и внедрению платежного календаря на предприятии.

Первый этап — формирование плановых данных. Этот процесс реализуется в рамках бюджетирования (составления бюджета движения денежных средств) и является обязательным подготовительным этапом. На основании плановых данных (годовых, с помесячной разбивкой) происходит углубленная детализация поступлений и выплат.

Второй этап — определение перечня аналитик (статьи бюджета движения денежных средств, контрагенты, договоры), в разрезе которых будет проводиться формирование платежного календаря. Это позволит создать инструмент для контроля предстоящих выплат и поступлений.

После определения перечня аналитик формируется механизм составления и исполнения платежного календаря. Поступления и платежи планируются на основании внесенных подразделеними-заказчиками заявок. После проверки на соответствие установленным лимитам заявленные платежи включаются в платежный календарь. Сбалансированный по суммам поступлений и платежей платежный календарь является основанием для составления реестра платежей и передачи его для исполнения.

На заключительном этапе внедрения платежного календаря механизм его составления и исполнения закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий. В большинстве случаев регламент описывает следующий порядок работы с платежным календарем (см. рисунок).

Схема процесса реализации платежного календаря

В идеале, ведение платежного календаря в организации должно быть автоматизировано. Это позволит повысить оперативность поступления финансовой информации и исключить негативное воздействие человеческого фактора на управление текущими финансами.

Комментарий специалиста: В. Ю. Халезин, консультант по экономическим вопросам ООО «Онегин-Консалтинг» (г. Санкт-Петербург:

Наша компания на данный момент для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками использует Excel. Правда, такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому в последнее время мы все больше склоняемся к выбору специализированного программного обеспечения.

Программное обеспечение должно позволять:

создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату или реестры);

Читать еще:  Международный платежный оборот

формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы (например, платежного календаря);

реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.);

разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.

Что такое платежный календарь предприятия и зачем он нужен?

Эффективное управление денежными потоками предприятия – обязательное условие его стабильной работы. Один из важных моментов в этой связи – балансировка расходов и поступлений денежных средств во времени. Без этого велика вероятность возникновения проблем при оплате счетов поставщиков, что в конечном итоге приводит к недогрузке мощностей или оплате штрафных санкций.

С другой стороны, правильный учет и анализ денежных потоков может позволить выявить незадействованные источники получения предприятием дополнительного дохода, не связанного с основными направлениями его деятельности (самый простой пример – проценты по краткосрочным депозитам), также это необходимо для грамотного управления кредиторской и дебиторской задолженностью.

Платежный календарь – способ контроля ликвидности компании. Он представляет собой краткосрочный график движения денежных средств, связанный со всеми видами деятельности фирмы. Платежный календарь в обязательном порядке увязывается с бюджетами предприятия и чаще всего предполагает подневную детализацию. Для грамотного использования этого инструмента сначала должна быть проанализирована вся система бюджетирования (особенно тщательно в части БДДС) и четко определены центры финансовой ответственности (ЦФО).

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим специальным предложением.

Платежный календарь может реализовываться в различных формах, но перечень обязательных элементов неизменен:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Именно эта информация дает возможность использовать платежный календарь как аналитический инструмент.

Этапы составления платежного календаря

Процедуру составления бюджетного календаря можно разделить на три основных этапа:

  • бюджетирование в рамках БДДС;
  • формирование правил осуществления выплат;
  • автоматизация процедуры составления платежного календаря.

На этапе создания БДДС осуществляется разработка структуры бюджета, выявляются объемы и даты денежных поступлений и необходимых расходов. Эта процедура проводится в тесном взаимодействии с представителями ЦФО. Возможно применение сценарного планирования. По каждому виду деятельности проводится расчет чистого денежного потока (ЧДП).

Один из обязательных результатов этого этапа – сбалансированный график поступлений и выплат, исключающий возникновение «кассовых разрывов». На этом же этапе нужно выявить резервы незадействованных денежных средств и принять решение об их использовании (на основе имеющихся возможностей и оценки рисков деятельности предприятия).

При формировании правил осуществления выплат необходимо точно определить полномочия и компетенции инициаторов платежей, механизм подачи заявок, их утверждения или отклонения. В этот момент регламентируется процедура составления реестра платежей на день и неделю, закрепляется перечень «защищенных» статей, а также процедура согласования сверхлимитных затрат.

Как правило, используется следующий алгоритм осуществления платежа:

  • внесение соответствующей заявки инициатором;
  • проверка соответствия платежа утвержденному платежному календарю (руководителем ЦФО или финансовой службой);
  • согласование отклонений от бюджета при возникновении таковых;
  • согласование платежа с финансовой службой;
  • передача указания на осуществление платежа в бухгалтерию.

На третьем этапе нужно автоматизировать прохождение информационных потоков, связанных с составлением платежного календаря, осуществлением платежей и приходом поступлений денежных средств. В данном случае нужно изучить используемые базы данных 1С, регламентировать внутренние аналитические формы и режимы доступа к информации. При небольших масштабах деятельности удается ограничиться использованием корпоративной электронной почты и Excel.

Пример формирования платежного календаря в Excel

Условная компания работает в ряде крупных городов и имеет разветвленную филиальную структуру. В процессе управления компанией было принято решение о централизации управленческого учета с целью обоснования перераспределения денежных средств между филиалами. Это потребовало изменений в системе контроля движения денежных потоков.

С целью реализации этой задачи:

  • был налажен механизм поступления информации от региональных офисов в процессе составления БДДС, балансировки поступлений и выплат, в итоге платежный календарь в 1С принял такой вид:
    ;
  • были созданы унифицированные формы заявок на осуществление платежей и платежных реестров;
  • регламентирована процедура согласования платежей посредством электронного документооборота;
  • предоставлен персональный доступ к информации ответственным сотрудникам;
  • созданные процедуры закреплены в соответствующих положениях;
  • по результатам работы в отчетном периоде проанализировано соответствие реальных доходов и расходов составленному ранее платежному календарю и причины отклонений;
  • на руководителей ЦФО, допустивших необоснованные существенные отклонения, наложены взыскания.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Платежный календарь: назначение, планирование и исполнение

Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Распространенная ситуация, с которой сталкиваются практически все бизнесмены: пришло время платить по счетам, а свободных денег для перечисления зарплаты, налогов и других обязательных сборов в бюджет, платежа по кредиту, аренды и др. не оказалось. Все задачи и проекты бросаются, собственникам уже не до стратегических планов – судорожно начинается поиск денег, отправляются запросы на очередные кредиты, перекредитование и др.

Всех этих текущих проблем с деньгами и «горячки» с их поиском можно легко избежать, если есть платежный календарь. Так удастся избавиться от ситуации, когда в целом по месяцу у компании с деньгами все в порядке, но в конкретный день месяца не оказалось нужной суммы для перечисления каких-то обязательных и неотвратимых платежей.

Для чего нужен платежный календарь?

Платежный календарь – один из основных инструментов оперативного финансового планирования. Для его составления используются как безналичные денежные средства, так и наличные. Период определяется для каждой компании индивидуально, в соответствии с периодичностью основных платежей.

Обычно платежный календарь составляется ежедневно с прогнозом на один или несколько месяцев. Особенностью формирования платежного календаря является его постоянная актуализация, в соответствии с фактическими данными.

Основной целью составления платежного календаря является балансирование денежных потоков таким образом, чтобы предстоящие поступления гарантировали оплату грядущих расходов, что позволяет избежать кассовых разрывов.

Кассовый разрыв – это временный недостаток денежных средств, необходимых для оплаты текущих расходов в полном объеме и точно в срок. Главные причины возникновения – неумение планировать (или полное отсутствие планирования) движение денежных потоков.

Планирование платежного календаря организации

Клиентам, находящимся у нас на бухгалтерском обслуживании, за небольшую дополнительную плату мы предлагаем воспользоваться новым сервисом управления финансами в компании – «Управленка» .

Все данные стекаются в «Управленку» автоматически. В сервисе клиент может видеть:

  • готовую аналитику текущих расходов;
  • календарь обязательных платежей;
  • прогноз кассовых разрывов;
  • отчетность по проектам.

Доступ к сервису осуществляется круглосуточно в режиме онлайн в личном кабинете клиента 1С-WiseAdvice.

Для целей прогноза платежей в «Управленке» есть специальный инструмент – «Платежный календарь», который позволяет планировать потоки денежных средств в наглядной и удобной форме.

В календаре можно задать два вариант отображения: «по дням» и «по неделям».

Вариант «по дням» удобен для оперативного планирования на несколько недель, вариант «по неделям» подходит для среднесрочного планирования.

В платежном календаре «Управленки» могут отображаются текущие регулярные платежи компании и рассчитанные налоговые платежи из «1С:Бухгалтерия». Добавление планируемых операций списания и поступления денежных средств осуществляется, не выходя из календаря. Операция автоматически заполнится данными выбранной строки (дата, наличные/безналичные, счет/касса, статья движения денежных средств).

Использование платежного календаря позволяет сбалансировать денежный потоки в компании простым перемещением платежей мышкой между датами и счетами.

Анализ платежного календаря организации

Проводить анализ платежного календаря в сервисе «Управленка» удобно с помощью сводного графика по денежным средствам.

Диаграмма отображает текущий по всем счетам и кассам остаток с учетом данных планирования. Если график опускается ниже нуля, запланированных поступлений недостаточно для покрытия всех выплат по организации. Прогнозирование движения денежных средств способствует оперативному принятию мер по недопущению кассового разрыва. Также, если на счете долгое время хранится крупная сумма денежных средств, можно запланировать ее более оптимальное использование.

Для корректировки итогового сальдо движения денежных средств в платежном календаре можно:

  • перенести платеж, перетащив значение суммы операции на нужную дату;
  • открыть операцию, и внести правки непосредственно в документ – для это достаточно дважды нажать правой клавишей мыши на сумму;
  • не открывая документа, изменить дату или счет/кассу, с которых будет проведена оплата, с помощью контекстного меню.
Читать еще:  При осуществлении частичного платежа

Важно!

Результатом формирования платежного календаря является сбалансированный план движения денежных средств, позволяющий функционировать компании без кассовых разрывов.

Исполнение платежного календаря

После подготовки платежного календаря казначей формирует реестр платежей, в соответствии с запланированными операциями. Его исполнение происходит на основании платежных поручений, отправленных в банк.

При выполнении платежа операция исключается из платежного календаря, изменяя текущий остаток денежных средств. В платежном календаре сервиса «Управленка» выводятся только запланированные суммы.

При недостатке денежных средств для выполнения всего плана платежей возможно:

  • Изменить дату планируемых платежей на более поздний срок;
  • Разделить крупные расходы на несколько платежей;
  • Запланировать получение дополнительного банковского краткосрочного кредита;
  • Использовать прочие возможности осуществления расчетов, например, расчет с помощью векселей и товарного кредита.

Автоматизация платежного календаря предприятия

Платежный календарь проще всего составить с помощью таблиц Excel. Такой вариант формирования платежного календаря позволяет реализовать базовые инструменты для информирования собственников и принятия управленческих решений. При этом настройка платежного календаря становится более трудоемкой задачей при росте количества платежей, поэтому Excel используется в основном для базового финансового планирования.

После автоматизации составления платежного календаря компания может полностью использовать все возможности оперативного управления денежными средствами. Внедрение специализированных систем позволяет планировать денежный поток с необходимой детализации, внесение оперативных изменений и существенного сокращения срока подготовки реестра платежей.

Для этих целей можно использовать сервис «Управленка», функционал которого включает интерактивное управление платежным календарем.

Причем использовать его можно сразу, без настроек.

Если необходим более широкий функционал для управления денежными средствами, можно использовать различные программы, разработанных на базе «1С Предприятие». Их функционал подбирается для каждой организации в процессе внедрения.

Одной из таких систем является продукт группы компаний WiseAdvice «WA Финансист» с модулем «Управление денежными средствами».

Платежный календарь «WA Финансист» позволяет сформировать данные оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств в виде графика платежей в наглядной форме с возможностью настройки аналитики любой глубины.

Настройки платежного календаря позволяют:

  • Установить период формирования, задать его периодичность;
  • Быстро переключиться между уровнями группировок выводимых данных
    Одним кликом можно вывести либо сводную информацию, либо детализировать ее до документа оперативного планирования движением денежных средств;
  • Выбрать тип платежного календаря
    В системе можно сформировать платежный календарь предприятия двух типов:
    • обычный – формируется по данным документов оперативного планирования;
    • предварительный – составляется согласно плану (бюджету) движения денежных средств.
  • Настроить группировки вывода информации;
  • Установить отборы.

Платежный календарь формируется на основании согласованных заявок на расход денежных средств и заявок на их поступление. Для каждой заявки можно указать:

  • приоритет, с помощью которого заявки можно ранжировать, если денежных средств недостаточно для оплаты всех заявок;
  • вид оплаты (наличные/безналичные).

Данная система позволяет автоматически проверять заявки на соответствие бюджетам компании, бюджету договора и выполнять согласование заявки по настроенным маршрутам.

Платежный календарь. Возможности сервиса

Как избежать кассовых разрывов? Что делать, если на счету фирмы не осталось денег, а оплачивать счета нужно? Как правильно распределить средства, которые поступили на расчетный счет? Самый удачный инструмент для получения подробной информации о движении денег — это календарь платежей. Автоматизировав календарь оплат с Финоко, Вы не только возьмете все под контроль, но и сами сможете решать, в какой день лучше произвести оплату.

Чем вам поможет календарь платежей Финоко

Календарь оплат с Finoko создан специально для того, чтобы было понимание: сколько финансовых средств хватит компании на осуществление платежных операций сегодня, завтра и что можно еще оплатить из несогласованных заявок на оплату. Теперь можно видеть, кто из руководителей не согласовал платеж и когда он будет оплачен.

Интеграция со всеми специализированными программами поможет оперативно осуществить весь процесс согласования платежей. Если у предприятия не один собственник, а несколько, владеть информацией о необходимых платежах сможет каждый из них.

Календарь платежей Финоко настолько функционален, что позволяет использовать его как инструмент варьирования платежей.

Преимущество платежного календаря: план движения денежных средств

Огромным преимуществом календаря оплат с Финоко является то, что специалисты Вашей компании могут перетасовывать заявки по датам. Можно самостоятельно выбирать, каким числом производить оплату и определить план движения денежных средств.

Сделать это достаточно легко. Не выходя из платежного календаря, выбрать ту позицию, которую хотите переместить, кликнуть мышкой и сдвинуть на нужную дату. Суммы за день и остатки автоматически пересчитываются.

Такой момент очень важен для тех, кто привык считать деньги компании.

Как попадают сведения в программу Finoko

Заявки на оплату можно формировать сразу в трех программах: 1С, мобильном приложении Финоко, или веб-сервис Finoko. Независимо от того, где она была создана, в любом случае попадет в платежный календарь сервиса.

К примеру, бухгалтер регистрирует в 1С счет на оплату поставщика и начинается процедура согласования. Такая функция есть в стандартной бухгалтерии. Далее, указав статью затрат, сервис Финоко запускает процесс согласования. Заявка автоматически загружается в платежный календарь и имеет соответствующий статус (согласованная или не согласованная). Как только статус заявки меняется, это все отражается в платежном календаре Finoko.

Есть еще один плюс использования интернет сервиса. Если в организации имеется какое-либо удаленное подразделение и необходимо завести заявку, это можно сделать с помощью мобильного приложения. Для этого достаточно взять мобильный телефон, сфотографировать счет и выбрать статью затрат. Выбрав нужную статью, автоматически определяется список согласователей и процесс согласования начинается. Все это синхронизируется с 1С и веб-сервисом.

Формирование заявок на оплату

Календарь будет сформирован на основании созданных заявок по выбранному бизнесу и организации. Создавать заявки на оплату можно в одной из вышеперечисленных программ. Далее они распределяются по показателям и статьям затрат по периоду. Если в процессе изменяются какие-либо данные, итоговые суммы сразу же пересчитываются.

При формировании заявки на оплату, специалист обязательно должен указывать статью затрат: выплаты заработной платы, прочие расходы и др. Далее, Финоко автоматически сравнивает информацию с ДДС, не превышаем ли мы лимиты по конкретному пункту. В самом платежном календаре эти пределы не видны, все создается в процессе формирования заявки. И если такой лимит будет превышен, то Finoko сразу оповестит о перерасходе. Это удобно в первую очередь потому, что мы знаем изначально, что можем оплатить, а что нет.

Фильтры платежного календаря

В платежном календаре с Финоко имеются фильтры, которые позволяют просмотреть все согласованные и не согласованные заявки. Это нужно для того, чтобы понимать общую картину предстоящих платежей.

Помимо этого, открыты все просроченные неоплаченные платежи и будущие, которые еще предстоит совершить. Слева указан перечень всех статей затрат, по которым делали заявки и сумма платежа, в том числе и просроченных. Справа отражаются по периодам сами заявки, по датам и статьям.

В колонках «Просрочено» и «Будущее» суммируются заявки вне текущей недели. В столбцах по датам отражены остатки на начало дня, сумма оплат и остаток на конец дня.

Несколько организаций

Финоко позволяет вести учет одного, или нескольких юридических лиц. Для этого достаточно выбрать ту организацию, платежный календарь которого нужно открыть.

Статус согласования

Статус согласования позволяет увидеть в том числе и не согласованные заявки. При необходимости ускорить процесс утверждения заявки на оплату.

Выбирайте такой статус, который Вам необходим. Следует нажать «Статус согласования» и выбрать то, что необходимо.

Источник оплаты

У организаций может быть не один расчетный счет и наличные средства. Есть возможность управлять платежным календарем по организации, либо по группе компаний. То же касается расчетных счетов.

В календаре оплат с Финоко отражаются остатки общие. Если выбрать определенный счет, то данные будут рассчитаны только по расчетному счету, или наличные остатки. После этого, легким движением руки мы можем переставить дату оплаты, то есть переместить выплату на другой день. Автоматически остатки будут пересчитаны на определенный период.

Контрагенты

Фильтр по контрагенту позволяет нам видеть все платежи в адрес одного контрагента и их текущее состояние (оплачено, или нет).

К примеру, у компании есть один согласованный счет на определенную сумму. Выбрав в фильтре «контрагенты» соответствующее юридическое лицо, мы можем увидеть абсолютно все заявки, касающиеся данной организации.

Статьи затрат

Фильтр по статье затрат позволяет нам видеть все платежи по конкретному пункту. Для удобства использования календаря в интернет сервисе, каждой статье был присвоен свой цветовой индикатор. Это было создано для того, чтобы в нем можно было легко увидеть все пункты по определенной статье.

Читать еще:  Как повысить платежеспособность предприятия

Для того, чтобы получить результат, нажимаем мышкой на статью и все соответствующие данной статье затраты будут активированы. Вернуться к общей версии легко, необходимо повторно щелкнуть мышкой по активной статье.

Список платежей календаря оплат отражаются в модуле веб-сервиса Финоко. Его цель — сформировать реестр оплат. На основании всех согласованных документов, одной кнопкой создается данный реестр на определенный день и отражается в программе 1С. Далее, на основании документов, одной кнопкой создаются все платежные поручения и можно выгружать выписки в банк. После оплаты, все заявки сразу становятся отмеченными в интернет сервисе Финоко.

Как приступить к использованию?

Платежный календарь доступен после приобретения Веб-сервиса Финоко, Финоко Модуль для 1С, или Финоко: КОРП версия.

Все данные в специализированных программах между собой синхронизируются и недоступны для просмотра и анализа.

Для получения сведений из программ, мы рекомендуем использовать Робота сбора данных.

Огромный бонусом является предоставления БЕСПЛАТНОГО доступа на 1 месяц к интернет сервису Финоко. Дополнительно, Вам будет предоставлена подробная инструкция по использованию.

Остались вопросы? Задайте их нашему специалисту.

Платежный календарь в 1С

При ведении деятельности иногда возникает кассовый разрыв — ситуация, когда денег не хватает на покрытие текущих расходов. Она связана в том числе и с тем, что в организации не планируются затраты с учетом сроков и объемов поступления доходов. Для исключения кассового разрыва целесообразно составлять специальный платежный календарь, с помощью которого можно планировать наличие денежных средств и их движение за определенный промежуток времени. Какие типовые конфигурации поддерживают платежный календарь в 1С расскажем в конце статьи.

Необходимость планирования

Чтобы в компании всегда были в наличии денежные средства (при условии, что ее деятельность имеет положительные результаты), необходимо планировать входящие и исходящие потоки финансов. В противном случае может возникнуть кассовый разрыв, при котором ресурсов не хватит на покрытие текущей задолженности.

При планировании нужно учитывать, что платежи могут быть двух видов: срочные и отложенные. В первом случае они обязательно должны быть перечислены не позже срока, установленного договором или законодательством. Во втором случае их можно отложить на некоторое время, например, на несколько дней. Срочность или отложенность учитывается при составлении платежного календаря, поскольку отложенные платежи можно передвигать на ранний или поздний срок, а срочные — нельзя.

Если не соблюдать сроки платежей, то компания понесет финансовую ответственность:

  • штраф — мера материальной ответственности за несоблюдение условий договора или законодательства. Он устанавливается в процентном отношении к сумме договора или декларации. Например, если установлен штраф в размере 10%, то при задолженности в 100 000 руб. штраф составит:

100 000 * 10% = 10 000 руб.;

  • пеня — мера материальной ответственности за просрочку платежа. Она устанавливается в процентном отношении к задолженности и рассчитывается за каждый день. Например, если пеня составляет 0,1% и устанавливается на сумму долга без учета дня оплаты, задолженность равна 100 000 руб., компания оплатила 50% на второй день по окончании срока и еще 50% на четвертый день, то пеня рассчитывается так:

1 день = 100 000 * 0,1% = 100 руб.

2 день = 50 000 * 0,1% = 50 руб.

3 день = 50 000 * 0,1% = 50 руб.

Итого сумма пени будет равна 200 руб.

Нужно учитывать, что при просрочке платежа компания несет не только финансовую, но и нематериальную ответственность. К примеру, при постоянных задержках платежей ее деловая репутация может снизиться, и контрагенты не захотят с ней работать. Кроме того, налоговая инспекция также будет учитывать, что организация часто пропускает сроки оплаты налогов и взносов, а трудовая инспекция — что работодатель задерживает выплату зарплаты.

Чтобы исключить такую ответственность, нужно разработать платежный календарь, который поможет совершать платежи своевременно и тем самым исключить риск дополнительных финансовых расходов.

Что такое платежный календарь

Платежный календарь представляет собой внутренний план компании или, как его еще называют, план денежного оборота организации. Он отражает реальные денежные потоки, формируемые как по приходу, так и по расходу, а также содержит информацию о наличии свободных денежных средств на начало и конец дня.

При формировании платежного календаря решаются следующие задачи:

  • организуется контроль предстоящих расходов с учетом планируемых поступлений;
  • формируется информационная база о движении денежных средств;
  • производится ежедневный учет изменений, происходящих в информационной базе;
  • анализируется вероятность наступления кассового разрыва;
  • осуществляется поиск дополнительных источников финансирования для покрытия кассового разрыва;
  • рассчитывается потребность в краткосрочном кредитовании при временном несовпадении приходных и расходных денежных потоков;
  • анализируется финансовое положение компании на конкретную дату.

Платежный календарь составляется, как правило, на короткий промежуток времени — неделю, декаду, полмесяца, месяц. Срок устанавливается в зависимости от особенностей деятельности организации и периодичности входящих и исходящих денежных потоков. В календаре нужно учитывать деньги как в наличной, так и безналичной форме.

Особенности составления платежного календаря

Платежный календарь состоит из двух частей:

Между этими планами должно быть такое соотношение, чтобы хотя бы обеспечивалось их равенство. Однако намного лучше, если доходная часть будет превышать расходную, что позволит аккумулировать денежные средства про запас.

Если расходная часть будет превышать доходную, то у компании будет наблюдаться кассовый разрыв, то есть она не сможет покрывать текущие расходы. В этом случае нужно скорректировать платежный календарь, а именно перенести некоторые платежи на другой период, когда будут деньги, или же принять меры по скорейшему получению денег от покупателей или поиску дополнительных источников финансирования.

Механизм составления платежного календаря можно представить в таком виде:

  1. сформировать план предстоящих платежей. При этом разработать конкретные статьи расходов (зарплата, поставщики, налоги, кредит), указать источники оплаты (касса, расчетный счет), утвердить ответственное лицо и согласованность платежа, оставить поле для пометки об оплате или отказе.Такая детальная проработка плана расходов должна быть произведена по каждому подразделению компании. После сбора информации в едином виде можно будет проанализировать, каковы потребности компании в расходовании денежных средств;
  2. сформировать план предстоящих поступлений. Информация вносится конкретно по каждому дню, когда планируется получить деньги от покупателей и заказчиков. Когда величина поступлений по дням не известна, можно общий объем планируемых доходов разделить на количество дней, а затем корректировать план по мере окончания периода. При этом желательно определиться с тем, какую долю поступлений можно использовать для погашения тех или иных обязательств. Чаще всего это делается на основе анализа сведений из прошлых периодов. Кроме того, целесообразно установить, какой остаток денежных средств должен быть в компании на конец рабочего дня;
  3. утвердить регламент платежей. Он представляет собой механизм, на основании которого в компании будет происходить разработка, утверждение и исполнение платежей. При этом нужно определить правила формирования заявок от конкретных подразделений компании, их порядок согласования с руководством и сроки подачи, рассмотрения и утверждения. С регламентом нужно ознакомить всех руководителей подразделений, чтобы кто-то из них не требовал немедленной оплаты того или иного счета;
  4. установить очередность платежей. Оперативное управление платежами возможно в том случае, если по каждому из них будет установлен приоритет его исполнения, а также определены конкретные сроки перечисления согласно договору. Очередность необходимо устанавливать по той причине, что средств, имеющихся на начало конкретного дня, может не хватить на оплату всех платежей. По этой причине нужно определить, какие из них нужно обязательно осуществить, а какие можно перенести на другой день. Как правило, сначала осуществляются обязательные платежи, например, зарплата, налоги, кредиты, затем по поставщикам, и после этого — второстепенные.
  5. отразить информацию в платежном календаре. После определения всех расходов нужно внести их в платежный календарь. Кроме того, нужно анализировать сведения на конец каждого дня для того, чтобы понять, соблюдается ли план или есть отклонения. На основе этой информации выявляется, где в платежном календаре были допущены ошибки или неточности и каким образом их можно исправить или предусмотреть в будущем периоде.

Алгоритм составления платежного календаря

При составлении платежного календаря нужно осуществить несколько этапов:

  • составить прогноз поступления денег от покупателей, для чего формируется план продаж;
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector